Factores clave de éxito: impulsando la eficiencia
operativa en la gestión de combustible

En las industrias de hoy en día, rápidas y sensibles a los costos, gestionar el combustible de manera eficiente es fundamental. Un Sistema de Gestión de Combustible (FMS, por sus siglas en inglés) es una solución basada en tecnología diseñada para monitorear, controlar y optimizar el consumo de combustible dentro de una flota o instalación. Ya sea para reducir el robo de combustible, rastrear tendencias de uso o mejorar la eficiencia operativa, un FMS sólido maximiza el rendimiento.

Cuatro factores clave son esenciales para determinar el éxito probable y a largo plazo de su FMS. Estos incluyen:

Responsabilidad: ¿Están sus partes interesadas clave —desde los operadores de equipo minero o ferroviario hasta los supervisores de operaciones y el gerente general de la mina o patio ferroviario— conscientes de su papel y comprometidos con lograr resultados exitosos? ¿Ha establecido un punto de referencia del estado actual y definido KPI efectivos?

Recursos: ¿Dispone de recursos suficientes, y ha asignado y capacitado correctamente a las personas adecuadas?

Conciliación: ¿Cuenta con procesos y sistemas que garanticen que todas las entradas y salidas en su operación se concilien dentro de un margen de error adecuado, de modo que pueda estar seguro de optimizar el enrutamiento de camiones de combustible, el mantenimiento preventivo y el uso de combustibles y lubricantes?

Mantenimiento e integridad de datos: ¿Tiene controles y procesos para asegurar que únicamente datos correctos ingresen continuamente al sistema?

Responsabilidad

Un sistema de gestión de combustible abarca muchas áreas de su organización minera o ferroviaria, y la responsabilidad departamental es crítica. Cada parte interesada debe ser consciente de su papel en la obtención de resultados exitosos. Las minas y ferrocarriles con una gestión deficiente del combustible suelen carecer de un control global sobre el combustible y los lubricantes en el sitio. Generalmente, diferentes departamentos dentro de una mina o patio ferroviario tienen responsabilidades muy separadas.

Por ejemplo, esto puede incluir:

• El departamento de cadena de suministro/almacén: responsable de gestionar el inventario y realizar pedidos.
• Departamento de mantenimiento de infraestructura: responsable del mantenimiento de equipos FMS no móviles.
• Departamento de mantenimiento de flotas/camiones de servicio: mantiene el equipo móvil del FMS.
• Gestión de producción/operaciones: responsable de los intervalos de repostaje y consumo, así como de gestionar proyectos de eficiencia de combustible.
• Dirección corporativa (finanzas / medio ambiente / gobierno corporativo): responsable de decisiones de alto nivel sobre combustibles y lubricantes.

Aunque se requiere coordinación y esfuerzo en múltiples niveles para implementar un FMS de mejores prácticas, los requisitos fundamentales como el mantenimiento del sistema, la integridad de los datos y la conciliación práctica son condiciones previas para beneficios adicionales. Una vez satisfechas y mantenidas estas condiciones, el enfoque debe dirigirse a impulsar el rendimiento.

Asignar actividades de eficiencia y KPI a los equipos correspondientes puede garantizar una responsabilidad óptima en su operación.

Recursos

Desde la perspectiva de los recursos, la gestión de mejores prácticas de un FMS en empresas con múltiples sitios requiere tres iniciativas clave.

1. Nombrar a un gerente corporativo de Sistema de Gestión de Combustible que reporte a un ejecutivo de producción/operaciones de nivel superior. Esta persona deberá:

• Establecer referencias de desempeño entre sitios para mejorar la eficiencia de la gestión de combustible y los resultados de conciliación.
• Coordinar estándares de datos y TI para el FMS.
• Gestionar centralmente el uso de la aplicación de software empresarial en toda la compañía.
• Impulsar mejores prácticas y coordinar grupos de usuarios y retroalimentación de negocio para la mejora continua.
• Impulsar la integración con otros sistemas relevantes de negocio como ERP y gestión de flotas.

2. Nombrar un “campeón del combustible” en cada sitio, quien sería el contacto principal del gerente de FMS. Esta persona deberá:

• Coordinar todas las actividades interdepartamentales de hidrocarburos y combustibles alternativos.
• Mantener la base de datos actualizada con todos los equipos.
• Revisar informes y análisis para impulsar el rendimiento.
• Asegurar el correcto mantenimiento de los equipos del FMS.
• Gestionar el programa de mejora continua del FMS del sitio.
• Incorporar y capacitar al nuevo personal, así como configurarlos en el sistema.
• Mantener las políticas de gestión de combustible.

3. Clasificar al FMS como un requisito primario de producción, lo cual es fundamental para asegurar que el sistema tenga un alto perfil en el sitio, atraiga recursos adecuados y logre los beneficios esperados.

Conciliación

La integridad y exactitud de los datos son críticas para el éxito de la implementación del FMS. Mantener la integridad y precisión de los datos garantiza los beneficios del sistema y mantiene la confianza de los usuarios y las partes interesadas.

Sin confianza en los datos, los usuarios son menos propensos a tomar acciones en base a los conocimientos derivados del FMS. Una conciliación de inventario tanque por tanque de combustible y lubricantes, hasta el nivel de consumo y tiempo de actividad de cada activo consumidor de combustible, es crítica para el éxito de cualquier sistema de gestión de combustible.

La exactitud requerida se determina en función de los objetivos identificados para la implementación del sistema, pero mantener la conciliación dentro del nivel objetivo es un KPI crítico. Conciliar cada tanque, en lugar de solamente el sitio completo, permite identificar y resolver anomalías o problemas del sistema con mayor rapidez.

La precisión que se puede alcanzar depende de factores como la calidad de los transductores y hardware de medición, el mantenimiento y calibración del sistema, así como factores ambientales. Es esencial establecer un umbral y responsabilizar a los usuarios clave por su cumplimiento.

Una vez alcanzado un error de conciliación aceptable, la empresa puede concentrarse en los demás beneficios de la implementación del FMS, con la seguridad de que los datos y conocimientos del sistema son confiables.

Mantenimiento e integridad de datos

Si un KPI de conciliación tanque por tanque puede asegurar que los datos sean completos y confiables, el mantenimiento del sistema es el prerrequisito para garantizar la calidad de la entrada de datos. Ya sea que tenga un SLA con su proveedor de combustible o que mantenga el sistema internamente, contar con métricas claras de disponibilidad y comprender su impacto es clave.

Las mejores prácticas de gestión de combustible muestran que el mantenimiento habilita la integridad de datos, y esta, a su vez, habilita el rendimiento.

Una vez establecida una base sólida de mantenimiento e integridad de datos, el valor del FMS puede ser impulsado durante la fase de rendimiento. La implementación de un FMS permitirá ejecutar actividades de eficiencia que entreguen beneficios o valor a su negocio, las cuales deben medirse con KPI relevantes.

Sin el apoyo de los equipos en campo, problemas pequeños —como un nuevo equipo no autorizado para cargar combustible— pueden convertirse en problemas mayores, como eludir el sistema y no volver a la operación. Esto puede tener un impacto muy negativo en la integridad de los datos, mucho mayor que la magnitud del problema inicial.

Por ejemplo, un caso tan simple como la llegada de un nuevo equipo al sitio sin etiqueta RFID puede tener un impacto significativo.

Este artículo es un extracto de la Guía de Mejores Prácticas de Abastecimiento de Veridapt para Minas. Para más información, descarga la guía completa aquí.